Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus arvioi hallinnon, riskienhallintaprosessien ja -järjestelmien sekä sisäisen valvonnan rakenteiden riittävyyttä ja tehokkuutta. Lisäksi sisäinen tarkastus arvioi tarkastettavan yksikön tai toiminnon kykyä suorittua määrätyistä tehtävistä, joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet ja päämäärät.

Tarkastukseen kuuluu:

  • Taloudellisten ja toiminnallisten tietojen luotettavuuden ja asianmukaisuuden tarkastaminen
  • Toimintoihin merkittävästi vaikuttavien toimintaohjeiden, suunnitelmien, menettelytapojen, lakien ja määräysten noudattamisen tarkastaminen
  • Omaisuuden turvaamistapojen tarkastaminen ja tilanteen mukaan omaisuuden olemassaolon toteaminen
  • Resurssien hankinnan, käyttämisen ja suojauksen taloudellisuuden ja tehokkuuden tarkastaminen ja arviointi
  • Toimintojen ja ohjelmien tarkastaminen sen toteamiseksi, ovatko tulokset määritettyjen tavoitteiden mukaisia ja toteutetaanko toimintoja ja ohjelmia suunnitelman mukaisesti
  • Tiettyjen toimintojen tarkastaminen hallituksen tai johdon pyynnöstä
  • Yhteisten valvontatoimien tehokkuuden valvonta ja arviointi
  • Tarkastettavan organisaation riskientunnistus- ja hallintajärjestelmän tehokkuuden seuranta ja arviointi.

Tarkastusvaliokunta vahvistaa konsernin sisäisen tarkastuksen yksikön työjärjestyksen ja vuosittaisen tarkastussuunnitelman sekä arvioi yksikön toimintaa. Yksikkö tekee säännöllisiä tarkastuskäyntejä konsernin toimipisteisiin eri maissa. Lisäksi sisäinen tarkastus vastaa konsernin eri yksiköiden toiminnan tehokkuuden ja määräysten noudattamisen arvioinnista. Sisäisen tarkastuksen päällikkö raportoi tuloksista ja suositeltavista toimista tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Sisäisen tarkastuksen päällikkö raportoi hallinnollisesti talous- ja rahoitusjohtajalle sekä esittelee auditointien tulokset konsernin johdolle.

Taloudellista raportointia koskeva sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Cramon talousraportointiprosessi

Konsernin taloudellinen raportointi perustuu HFM konsolidointi- ja raportointijärjestelmään, joka tukee yhteisten kontrollivaatimusten noudattamista kaikissa konsernille raportoivissa tytäryhtiöissä ja juridisissa yksiköissä. Tytäryhtiöt syöttävät lukunsa raportointijärjestelmään konsolidointia varten. Raportoituja lukuja tarkastellaan sekä tytäryhtiöissä että konsernin taloushallinnossa. Konsernin talous- ja kehittämistoiminto ylläpitää yhteistä tilikarttaa. Tavoitteena on, että kaikki Cramo-maat jakavat samat liiketoiminta- ja talousraportointiprosessit.

Taloudellinen informaatio kerätään, tallennetaan ja analysoidaan sekä jaetaan asianomaisten henkilöiden kesken Cramon prosessien ja käytäntöjen mukaisesti. Laskentamanuaali ja talousraportointiin liittyvät ohjeet sekä IFRS-periaatteet (Euroopan yhteisön hyväksymät) ovat perustana Cramon laskentaperiaatteille ja raportointimenettelyille. Edellä mainittuja asiakirjoja päivitetään säännöllisesti ja mahdollisista muutoksista tiedotetaan konsernin sisällä. Muita taloudelliseen raportointiin liittyviä asiakirjoja ovat muun muassa Rahoituspolitiikka, hyväksymisvaltuudet sekä Code of Conduct. Talousraportoinnin sisäiset ohjeistukset sekä niihin liittyvät päivitykset ja aikataulut jaetaan säännöllisesti kaikille asianosaisille.

Roolit ja vastuut

Hallitus kantaa lopullisen vastuun siitä, että talousraportointiin liittyvä sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus tarkastaa ja hyväksyy vuosittain tilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset. Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden tehokkuuden seurannassa. Tarkastusvaliokunta valvoo tilipäätös- ja taloudellista raportointiprosessia, jotta tilinpäätös ja siihen liittyvät tiedot olisivat laadukkaita ja ehyitä. Toimitusjohtaja ja tytäryhtiöiden johtajat vastaavat tilinpäätösraportointiin liittyvän sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Tässä tehtävässä heitä tukevat konsernin talous- ja rahoitusjohtaja, konsernin talous- ja kehittämistoiminto sekä tytäryhtiöiden talousosastot.

Konsernin toimitusjohtaja on vastuussa tehokkaan valvontaympäristön ylläpitämisestä. Hän huolehtii sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien viemisestä käytäntöön ja vastaa niiden operatiivisesta tehokkuudesta. Toimitusjohtaja huolehtii, että kirjanpitokäytännöt noudattavat lakeja ja että yhtiön taloutta hoidetaan luotettavasti ja asiantuntevasti. Johto jakaa vastuuta yksityiskohtaisempien toimintatapojen käyttöönotosta eri yksiköiden ja funktioiden vastuuhenkilölle. Konsernin johto ja henkilöstö edistävät taloudellisen raportointiprosessin tehokasta sisäistä valvontaa omalla toiminnallaan.

Riskien arviointi ja kontrollitoimenpiteet

Taloudellisen raportointiprosessin riskien tunnistamiseksi Cramo on määritellyt taloudellisen raportoinnin tavoitteet. Cramon riskiarviointiprosessin tarkoituksena on taloudellisen raportointiprosessin riskien tunnistaminen ja analysointi sekä riskienhallintakeinojen määrittäminen. Riskiarviointiprosessiin sisältyy myös mahdollisten väärinkäytösten aiheuttamat vaikutukset.

Taloudellisen raportointiprosessin riskien hallitsemiseksi kontrollitoimenpiteitä asetetaan organisaation kaikille tasoille. Taloushallinnon henkilöstö on erityisen merkittävässä asemassa, sillä heidän vastuullaan olevat kontrollitoimenpiteet kohdistuvat moniulotteisesti konsernin liiketoimintayksikköihin ja toimintoihin. Esimerkkejä Cramolla käytössä olevista kontrollitoimenpiteistä ovat mm. hyväksymismenettelyt, varmistukset, täsmäytykset, operatiivisen toiminnan arvioinnit, omaisuuden turvaaminen ja tehtävien eriyttäminen.

Valvonta

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan tehokkuuden varmistamiseksi valvontaa suorittavat hallitus, tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja, konsernin talous- ja kehittämistoiminto, sisäinen tarkastus, konsernin johtoryhmä, tytäryhtiöiden johtajat sekä controllerit. Seurantaa toteutetaan jatkuvan seurannan muodossa osana päivittäisiä työtehtäviä tai erillisinä toimeksiantoina.

Tarkastusvaliokunta hyväksyy konsernin sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen ja vuosisuunnitelman sekä arvioi yksikön toimintaa. Sisäinen tarkastus suorittaa myös riippumattomia taloudelliseen raportointiprosessiin kohdistuvia tarkastuksia ja arvioi Cramon kontrollitoimenpiteiden tehokkuutta sekä konsernitasolla että tytäryhtiöissä. Sisäisen tarkastuksen toimenpiteistä raportoidaan säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle, toimitusjohtajalle sekä talous- ja rahoitusjohtajalle. Tuloksista keskustellaan myös konsernin tilintarkastajien kanssa, ja sisäiset kontrollitoimenpiteet yhdenmukaistetaan tilintarkastajien ehdottamien linjausten kanssa. Lisäksi konsernin talous- ja kehittämistoiminto seuraa Cramon kontrollien riittävyyttä ja tehokkuutta sekä varmistaa, että ulkoinen talouteen liittyvä raportointi on luotettavaa, ajantasaista ja säännöksiä noudattavaa. Tytäryhtiöiden johtajat ja controllerit varmistavat, että konsernin talousraportoinnin ohjeistuksia sekä toimintamaan paikallisia säännöksiä noudatetaan, ja että paikallinen talousraportointi on luotettavaa ja ajantasaista.

Jatkuviin valvontatoimenpiteisiin lukeutuvat muun muassa kuukausittaisten talousraporttien seuranta suhteessa budjetteihin, ennusteisiin ja muihin tavoitteisiin, liiketoimintasuunnitelmien toteutumisen seuranta, uusien suunnitelmien sekä sisäisten ja ulkoisten hankkeiden tarkastelu. Sisäisen tarkastuksen erillisten toimeksiantojen laajuus ja toteuttamistiheys riippuvat pääasiassa riskiarvioista ja jatkuvien valvontatoimien tehokkuudesta. Sisäisessä valvonnassa havaitut puutteet raportoidaan niille osapuolille, jotka ovat vastuussa korjaavista toimenpiteistä. Lisäksi niistä raportoidaan johdolle, tarkastusvaliokunnalle ja tarvittaessa hallitukselle. Taloudellisten ja liiketoimintatavoitteiden täytäntöönpanoa valvotaan koko konsernin kattavan taloudellisen raportoinnin avulla sekä johdon, tytäryhtiöiden hallitusten ja controllereiden säännöllisillä tapaamisilla.

Lähipiiriliiketoimet

Konsernin lähipiiriin kuuluvat hallituksen ja konsernin johtoryhmän jäsenet (johtoon kuuluvat avainhenkilöt), heidän läheiset perheenjäsenensä sekä organisaatiot, joihin lähipiiriin kuuluvilla henkilöillä on määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta, tytäryhtiöt ja yhteisyritykset.

Cramossa arvioidaan ja seurataan yhtiön ja sen lähipiirin tekemiä liiketoimia ja varmistetaan, että kaikki eturistiriidat sekä yhtiön päätöksentekoprosessi otetaan huomioon asianmukaisella tavalla.

Yhtiön ja lähipiirin väliset liiketoimet ovat sallittuja, mikäli ne edistävät Cramon toimintaa, liiketoimet tehdään hyväksyttävin ehdoin yhtiön liiketoimintaetua noudattaen. Lisäksi lähipiiriliiketoimien on noudatettava voimassa olevia lakeja ja määräyksiä.

Lisätietoja taloudelliseen raportointiin liittyvästä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on dokumentissa Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2017.

Hallinto- ja ohjausjärjestelmä

Hallinnointi ja ohjaus

Cramon hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä perustuu Suomen lainsäädäntöön ja yhtiön yhtiöjärjestykseen. Konserni noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja Suomen listayhtiöiden vuoden 2015 hallinnointikoodia. Hallinnointikoodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistyksen internet-sivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi. Cramo ei poikkea hallinnointikoodin suosituksista.

Cramo Oyj on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä ja konsernin pääkonttori sijaitsee Vantaalla.

Cramon vuosittaiset tilinpäätökset ja osavuosikatsaukset laaditaan Suomen lainsäädännön ja kansainvälisten tilinpäätösstandardien (IFRS) mukaisesti. Raportit  julkaistaan sekä suomeksi että englanniksi.

Yleiskatsaus Cramo-konsernin hallinnointi- ja ohjausjärjestelmään:

Konsernin johto ja hallinto on jaettu yhtiökokouksen, hallituksen ja sen kahden valiokunnan sekä toimitusjohtajan kesken. Työhön osallistuvat myös konsernin johtoryhmä sekä tytäryhtiöiden toimitusjohtajat. Hallitus valvoo osakkeenomistajien puolesta yhtiön toimintaa, johtoa ja organisaatiota. Hallitus ja konsernin johtoryhmä muodostavat kaksi erillistä elintä, eikä sama henkilö voi toimia jäsenenä molemmissa.